Workation – Wie sich Urlaub und Arbeiten verbinden lassen

Das haben uns Pandemie und Homeoffice gelehrt: Man kann nicht nur am angestammten Büroarbeitsplatz effektiv arbeiten. Für Berufsgruppen, die nur Laptop und Internet brauchen, geht es „remote“ ebenso gut. Manche finden dies sogar besser, weil Arbeitswege wegfallen und sie im persönlichen Umfeld sehr produktiv sind. Warum also den flexiblen Arbeitsplatz nicht sogar an einen Ort verlegen, der eigentlich ein Urlaubsort war? Einige Voraussetzungen sollten aber erfüllt sein.

Definition von Workation

Abgesehen von Corona hat auch die zunehmende Digitalisierung das Konzept „Workation“ beflügelt. Schon die Bereitstellung von Diensthandys, Tablets und Laptops sowie die Anstrengungen von Unternehmen, den Büroalltag mit Tischtennisplatten, Tischkickern und Sitzsäcken zu versüßen, trugen zur Aufhebung der Grenzen zwischen Arbeit und Freizeit bei. Dass sich auch Elemente von „work“ (Arbeit) und „vacation“ (Urlaub) verbinden lassen, war da nur folgerichtig.
Die Wortschöpfung sagt schon etwas über die normale Dauer einer Workation aus: Sie ist in der Regel so lang wie eine Urlaubszeit, also rund 1 bis 12 Wochen. Anders als bei einer Entsendung geht der Wunsch nach Workation vom Mitarbeiter aus. Das Unternehmen verfolgt kein Ziel mit der temporären Arbeitsplatzverlegung. Es ist allenfalls denkbar, dass der Arbeitgeber seinem Angestellten das Angebot als Belohnung für hohen Arbeitseinsatz unterbreitet.

Rahmenbedingungen im Fernoffice

Wer im Urlaubsland arbeiten will, braucht in den meisten Fällen eine leistungsstarke Internetverbindung, deren Netzwerk-Zugang auch für ausländische – deutsche - IP-Adressengeöffnet ist. Daneben sollte der Angestellte gegebenenfalls klären, wo er wohnen wird, ob er Co-Working-Spaces vorfindet und wie es um Infrastruktur und Lebenshaltungskosten steht. Auf Internetseiten wie Workation.de finden sich erprobte Workation-Destinationen.

Zustimmung des Arbeitgebers erforderlich

In Deutschland gibt es keinen gesetzlichen Anspruch auf Homeoffice und Workation. Selbst wenn der Arbeitgeber gegenüber Telearbeit aufgeschlossen ist, heißt das nicht, dass er auch das Arbeiten im Ausland erlauben muss. Wenn er zustimmt, sollte der Mitarbeiter, der seinen Arbeitsplatz für mehr als ein paar Tage ins Ausland verlegen möchte, den Arbeitsvertrag von der Personalabteilung um eine Zusatzvereinbarung ergänzen lassen. Am besten hält man dort Regelungen zur Arbeitszeit, zur begrenzten Dauer der Workation, zu steuerlichen Aspekten und zur Sozialversicherung verbindlich fest.

Arbeitserlaubnis, Arbeitsrecht und steuerliche Aspekte

rhalb der EU und der Schweiz gilt das Freizügigkeitsabkommen, das sich auf die Arbeitnehmerfreizügigkeit und die Niederlassungsfreiheit bezieht. Wer also als EU-Bürger in einem EU-Land im Fernoffice arbeiten möchte, braucht weder Aufenthaltserlaubnis noch Arbeitsgenehmigung.
Damit das deutsche Arbeitsrecht bestehen bleibt, sind die Zustimmung des Arbeitgebers und die zeitliche Befristung der Workation maßgeblich. Würde der Mitarbeiter dauerhaft mehr als die Hälfte seiner Arbeitszeit im Ausland erbringen, würde er nicht mehr dem deutschen Arbeitsrecht unterliegen.
Arbeitgeber und Mitarbeiter sollten in der Ergänzung zum Arbeitsvertrag auch eine Absprache treffen, wie mit den unterschiedlichen gesetzlichen Feiertagen umzugehen ist.
Steuerrechtlich gibt es keine Auswirkungen, wenn die Telearbeit nicht länger als ein halbes Jahr dauert und der Angestellte den Wohnsitz nicht ins Ausland verlegt, was bei einer Workation ja ohnehin nicht vorgesehen ist. Sollte die Tätigkeit im Urlaubsland allerdings die 183-Tage-Grenze überschreiten, wird er dort steuerpflichtig.

Sozialversicherung während des Auslandsaufenthaltes

Eine Workation ist hinsichtlich des Sozialversicherungsrechtes mit einer Entsendung gleich zu setzen. Während der Pandemie waren die Regelungen gelockert. Mit dem 31.12.2022 enden diese Ausnahmen jedoch und Arbeitnehmer brauchen wieder eine A1-Bescheinigung für „Vorübergehende Entsendung”, mit der sie dokumentieren, dass sie weiter dem deutschen Recht unterliegen. Selbst wer nur eine geschäftliche Auslandsreise antritt, ist verpflichtet eine A1-Bescheinigung mit sich zu führen, sonst drohen Bußgelder. Der Arbeitgeber sollte bei jeder Workation - auch wenn sie in einem EU-Land stattfindet und nicht länger als 3 Monate dauert – bei gesetzlich Versicherten die zuständige Krankenkasse konsultieren. Für privat Versicherte ist der Rentenversicherungsträger zuständig. Mehrfacherwerbstätige, also Personen, die gewöhnlich in mehr als nur einem Mitgliedsstaat erwerbstätig sind wenden sich an die DVKA. Zudem hat Deutschland mit zahlreichen Staaten sogenannte bilaterale Sozialversicherungsabkommen geschlossen, aber die Tücke liegt hier oft im Detail. So akzeptieren einige Länder eine A1-Bescheinigung nur von EU-Bürgern. Wenn also beispielsweise ein Chinese in Norwegen Workation macht, kann das skandinavische Land auf einer eigenen Sozialversicherung bestehen. Zudem bezieht sich das bilaterale Abkommen zwischen Deutschland und einigen Ländern nicht auf alle Zweige der Sozialversicherung. Für die USA ist das Abkommen beispielsweise auf die Rentenversicherung beschränkt.

Auslandskrankenversicherung

„Auch wenn der Arbeitnehmer sein Fernoffice in ein Land verlegt, mit dem Deutschland hinsichtlich der Krankenversicherung ein Sozialversicherungsabkommen hat, ist der Abschluss einer Auslandskrankenversicherung sinnvoll“ rät Christian Metz vom Versicherungsmakler DR-WALTER. „Inhaber der Europäischen Versichertenkarte (EHIC) erhalten in der Regel nur die Kosten erstattet, die auch von den Krankenkassen im jeweiligen Land erstattet würden, maximal jedoch die in Deutschland üblichen Kosten. Eine zusätzliche Auslandskrankenversicherung deckt die Lücken und den möglichen Krankenrücktransport nach Deutschland, dessen Kosten von der gesetzlichen Krankenkasse nicht getragen werden.“ Um hier auf der sicheren Seite zu sein, empfehlen wir eine Auslandskrankenversicherung, die nicht nur für den „medizinisch notwendigen“, sondern auch für den „medizinisch sinnvollen“ Rücktransport leistet. Wenn es hart auf hart kommt und man ernsthaft erkrankt, will man vermutlich in keiner noch so reizvollen Workation-Destination im Krankenhaus verweilen.

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